Pivot chart của Excel cung cấp một cách dễ dàng để tạo ra những hình ảnh trực quan về dữ liệu của bạn theo dạng biểu đồ. Chúng cho phép bạn tóm tắt, phân tích và khám phá dữ liệu của mình chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Trong bài hướng dẫn này, bạn sẽ học được cách tạo Pivot chart của riêng mình để có thể gây ấn tượng với sếp, đồng nghiệp và thậm chí cả chính bạn bằng kỹ năng dữ liệu của mình.
Pivot Chart là gì?
PivotChart là một công cụ trực quan hóa hoạt động cùng với PivotTable của Excel. Trong khi PivotTable cung cấp cách tóm tắt và phân tích dữ liệu thì PivotChart cung cấp cách trình bày bằng đồ họa cho dữ liệu tóm tắt đó, giúp dễ dàng hiển thị các khía cạnh khác nhau của dữ liệu.
PivotChart đặc biệt hữu ích để trình bày dữ liệu phức tạp một cách rõ ràng và ngắn gọn. Chúng cho phép người dùng xác định xu hướng, so sánh các điểm dữ liệu và rút ra thông tin chuyên sâu một cách nhanh chóng. Ví dụ: với PivotChart, bạn có thể dễ dàng hình dung doanh số bán hàng khác nhau như thế nào giữa các khu vực địa lý, danh mục sản phẩm hoặc khoảng thời gian cụ thể khác nhau.
Bạn có thể tạo các loại biểu đồ khác nhau, chẳng hạn như hình tròn, thanh, đường thẳng hoặc phân tán và tùy chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Bạn cũng có thể thay đổi bố cục và giao diện của chúng bằng cách áp dụng các bộ lọc, trường và định dạng khác nhau. PivotChart được liên kết với PivotTable làm cơ sở cho biểu đồ đó, vì vậy mọi thay đổi bạn thực hiện đối với PivotTable sẽ được phản ánh trong PivotChart.
Về bản chất, PivotChart đóng vai trò như một người kể chuyện bằng hình ảnh, chuyển đổi dữ liệu thô thành những hiểu biết sâu sắc có ý nghĩa, dễ hiểu và dễ hành động.
Cách tạo Pivot Chart trong Excel
Trước khi bạn bắt đầu tạo PivotChart, điều quan trọng là đảm bảo dữ liệu của bạn được tổ chức và có cấu trúc tốt. Mỗi cột phải đại diện cho một biến hoặc danh mục khác nhau và mỗi hàng phải chứa một bản ghi duy nhất. Đừng quên xóa bất kỳ hàng hoặc cột trống nào và kiểm tra kỹ dữ liệu của bạn để tìm lỗi hoặc sự không nhất quán.
Khi dữ liệu của bạn đã sẵn sàng, hãy làm theo các bước sau để tạo PivotChart:
Bước 1. Chèn Pivot chart
Nhấn vào ô bất kỳ trong bảng tính Excel của bạn rồi chọn PivotChart trên menu Insert.
Cửa sổ Create PivotChart sẽ xuất hiện,và tự động chọn toàn bộ phạm vi dữ liệu hoặc bảng. Bạn cũng có thể chọn thủ công bằng cách tích chuột vào ô Table/Range rồi bôi đen bảng dữ liệu của bạn.
Sau đó, bạn cần chọn vị trí của PivotChart trong bảng tính mới (New Worksheet) hoặc bảng tính hiện có (Existing Worksheet). Chọn nơi vị trí mà bạn muốn rồi nhấn Ok
Chú ý: Việc chèn PivotChart sẽ tự động thêm một PivotTable bên cạnh nó vì hai thứ này có liên quan chặt chẽ với nhau.
Bước 2. Cấu hình Pivot chart
Bây giờ bạn đã có sẵn một PivotTable và PivotChart trống, đã đến lúc thiết lập chúng để hiển thị xu hướng dữ liệu của bạn. Trong ngăn PivotChart xuất hiện ở bên trái, bạn sẽ tìm thấy danh sách tất cả các trường từ tập dữ liệu của mình. Chọn các trường bạn muốn hiển thị trong biểu đồ, sau đó kéo và thả chúng vào các vùng tương ứng:
- Filters – thêm bộ lọc để hiển thị hoặc ẩn dữ liệu nhất định.
- Axis (Categories) – xác định dữ liệu nào sẽ hiển thị dọc theo trục hoành (được đặt trong các hàng của pivot table).
- Legend (Series) – cho biết chuỗi dữ liệu nào sẽ hiển thị (được đặt trong các cột của pivot table)
- Values – xác định các giá trị sẽ được mô tả trong biểu đồ.
Ví dụ: để trực quan hóa tổng doanh thu các dự án khác nhau, bạn có thể kéo trường “Dự án” vào khu vực Axis, “Tổng doanh thu” vào khu vực Values.
Cách tạo biểu đồ trong Pivot Table
Nếu bạn đã có một pivot table, thì đây là cách bạn có thể dễ dàng tạo biểu đồ từ bảng đó:
B1: Chọn bất kỳ ô nào trong PivotTable.
B2: Điều hướng tới thẻ Insert và nhấn vào nút PivotChart.
Trong hộp thoại xuất hiện, chọn loại biểu đồ bạn muốn tạo. Dưới đây là một số khuyến nghị:
- Bar: Biểu đồ thanh lý tưởng để so sánh các giá trị giữa các danh mục hoặc khoảng thời gian khác nhau.
- Line: Biểu đồ đường thường để minh họa các xu hướng theo thời gian hoặc chuỗi dữ liệu liên tục..
- Pie: Biểu đồ hình tròn có hiệu quả trong việc hiển thị tỷ lệ của từng danh mục trong tập dữ liệu..
- Scatter: Biểu đồ phân tán rất hữu ích trong việc hình dung mối quan hệ giữa hai biến và xác định bất kỳ mối tương quan hoặc mô hình nào.
B3: Khi bạn đã chọn được loại mong muốn, hãy nhấp vào OK
Bạn sẽ tìm thấy biểu đồ xuất hiện bên cạnh PivotTable của mình. Bạn có thể di chuyển nó đến một vị trí khác bằng cách kéo và thay đổi kích thước của nó giống như cách bạn làm với bất kỳ biểu đồ nào khác trong Excel.
Phím tắt Pivot chart
Để nhanh chóng tạo biểu đồ dựa trên pivot table, bạn có thể sử dụng các phím tắt sau:
- Chọn bất kỳ ô nào trong pivot table.
- Nhấn phím F11 để tạo biểu đồ trong sheet mới.
- Ngoài ra, bạn có thể nhấn Alt + F1 để tạo biểu đồ trong sheet hiện tại.
Pivot Chart mới tạo sẽ tự động sử dụng loại mặc định. Bạn có thể dễ dàng sửa đổi nó cho phù hợp với sở thích của mình bằng cách chọn các loại biểu đồ khác.
Cách thay đổi pivot chart
Pivot charts không chỉ là công cụ trực quan hóa mạnh mẽ; chúng cũng cực kỳ linh hoạt, cho phép bạn điều chỉnh gần như mọi khía cạnh để phù hợp với nhu cầu của mình.
Để hiển thị, ẩn hoặc định dạng các thành phần biểu đồ như trục, nhãn và chú giải, chỉ cần nhấp vào nút Chart Elements (dấu cộng) ở góc trên bên phải của biểu đồ:
Để thay đổi kiểu biểu đồ, hãy nhấp vào biểu tượng Style ở góc trên bên phải và chọn các kiểu bạn muốn:
Để có thêm tùy chọn điều chỉnh màu sắc và kiểu dáng, hãy khám phá tab Design và Format trên thanh ribbon. Các tab này cung cấp các cài đặt và công cụ bổ sung để tinh chỉnh pivot chart của bạn đến mức hoàn hảo.
Cách đổi loại pivot chart
Bạn có thể thay đổi loại pivot chart của mình bất kỳ lúc nào sau khi đã tạo chúng. Dưới đây là các bước:
B1: Nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong biểu đồ của bạn để kích hoạt các tab trên thanh ribbon.
B2: Trong tab Design, nhấn vào Change Chart Type tại nhóm Type.
B3: Chọn loại biểu đồ mong muốn, sau đó nhấp vào OK.
Với các bước đơn giản này, bạn có thể nhanh chóng thay đổi giao diện của pivot chart để phù hợp hơn với mục tiêu trực quan hóa dữ liệu của mình
Cách ẩn các nút khỏi pivot chart
Khi bạn tạo pivot chart trong Excel, biểu đồ sẽ tự động bao gồm các nút của các trường dữ liệu. Chúng giúp bạn tương tác với dữ liệu của mình
Bằng cách ẩn các nút không cần thiết, bạn có thể giúp bảng dữ liệu của mình rõ ràng và tập trung hơn.
Để ẩn các nút này, bạn hãy nhấn phải chuột vào nó rồi chọn “Hide Value Fields Buttons on Chart” hoặc “Hide Axis Fields Buttons” hoặc “Hide Legend Fields Buttons“, tùy thuộc vào nút bạn đã nhấp vào.
Nếu bạn muốn ẩn tất cả các nút cùng một lúc, chỉ cần nhấp chuột phải vào bất kỳ nút nào và chọn Hide All Field Buttons on Chart.
Một cách khác để ẩn và hiển thị các nút trong pivot chart là thông qua tùy chọn Field Buttons trên tab PivotChart Analyze:
Thay đổi cách tổng hợp dữ liệu trong pivot chart
Theo mặc định, các giá trị số trong pivot chart được tính tổng lại, trong khi các giá trị không phải là số sẽ được đếm. Để điều chỉnh cách tổng hợp dữ liệu, Excel cung cấp tùy chọn tùy chỉnh như sau:
- Nhấn phải chuột vào nút giá trị bạn cần chỉnh.
- Chọn Value Field Settings.
- Chọn chức năng tổng hợp mong muốn.
Cách thay đổi nguồn dữ liệu pivot chart
Khi xử lý các tập dữ liệu lớn trong Excel, bạn có thể có nhiều bảng tổng hợp bao gồm các vùng hoặc khoảng thời gian khác nhau. Hãy tưởng tượng bạn đã thiết lập một biểu đồ tổng hợp một cách tỉ mỉ cho một bảng với thiết kế và định dạng cụ thể. Sẽ thật tuyệt nếu sao chép hình ảnh đó cho một bảng khác mà không cần làm lại tất cả công việc. Giải pháp nằm ở việc thay đổi dữ liệu nguồn cho biểu đồ.
Nếu bạn muốn giữ lại biểu đồ gốc thì hãy sao chép bảng tính chứa biểu đồ đó:
B1: Trên sheet bạn đã copy, chọn biểu đồ.
B2: Trên thẻ PivotChart Analyze, nhấn chọn Change Data Source.
B3: Trong hộp thoại bật lên, hãy chọn tùy chọn Select a table or a range, sau đó chọn dữ liệu nguồn mới cho biểu đồ của bạn và nhấp vào OK.
Đây là cách bạn có thể tạo, lọc và sửa đổi pivot chart trong Excel. Bạn hãy thử nghiệm với các loại biểu đồ, bố cục và tùy chọn tùy chỉnh khác nhau để tìm ra hình ảnh trực quan phù hợp nhất với dữ liệu của bạn. Chỉ cần thực hành một chút, bạn sẽ có thể tạo các pivot chart để truyền đạt dữ liệu của mình một cách hiệu quả.