Bạn đã có sẵn bảng dữ liệu của mình trong một PivotTables và nó có cột thời gian. Đó có thể là số liệu bán hàng qua các tháng hoặc thời hạn dự án rải rác trong năm. Làm thế nào để bạn hiểu được tất cả những số liệu đó một đơn giản, trực quan nhất? Câu trả lời chính là Timeline.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các bước để tạo Timeline cho PivotTables và PivotCharts trong Excel, đồng thời chỉ ra cách bạn có thể sử dụng nó để tương tác với dữ liệu của mình một cách tốt nhất.
Timeline trong Excel PivotTable và PivotChart là gì?
Timeline trong Excel PivotTable hoặc PivotChart là một công cụ tương tác cho phép bạn nhanh chóng lọc dữ liệu theo khoảng thời gian bằng cách sử dụng thanh trượt. Tính năng Timeline có sẵn dành cho Pivot Table và Pivot Chart. Chúng có thể được dùng để lọc dữ liệu theo năm, quý, tháng hoặc ngày và có thể được định dạng để phù hợp trang workbook của bạn.
Thử tưởng tượng bạn đã thiết lập một Pivot Table hoặc Pivot Chart, nhưng thay vì cuộn qua vô số ngày hoặc loay hoay với các bộ lọc, bạn có một thanh trượt nhỏ gọn như trên ảnh. Đó chính là Timeline. Công cụ này cho phép bạn phóng to và thu nhỏ các khoảng thời gian cụ thể chỉ bằng vài cú nhấp chuột, giúp bạn dễ dàng tập trung vào dữ liệu quan trọng nhất. Bạn có thể điều chỉnh khung thời gian một cách nhanh chóng và Pivot Table cũng như Pivot Chart của bạn sẽ cập nhật ngay lập tức để phản ánh các thay đổi.
Cách tạo Timeline cho Pivot Table và Pivot Chart trong Excel
Việc tạo Timeline cho Pivot Table trong Excel rất dễ dàng và nhanh chóng. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau:
- Nhấn vào bất cứ đâu trong Pivot Table hoặc Pivot Chart của bạn.
- Trên thẻ PivotTable Analyze, nhấn vào nút Insert Timeline trong nhóm Filter.
- Chọn trường ngày tháng trong bảng dữ liệu của bạn tại cửa sổ vừa hiện ra.
- Sau khi chọn xong, hãy nhấn nút OK.
Vậy là bạn đã thêm thành công Timeline vào Pivot Table hoặc Pivot Chart của mình! Giờ đây, bạn có thể dễ dàng lọc và kiểm tra dữ liệu của mình theo khoảng thời gian mong muốn.
Mẹo:Để chèn Timeline, trường thời gian không nhất thiết phải hiển thị trong Pivot Table. Tuy nhiên, Dữ liệu gốc phải chứa ít nhất một cột có giá trị ngày/giờ. Các giá trị này đóng vai trò là nền tảng cho chức năng Timeline, ngay cả khi chúng không hiển thị trực tiếp trong Pivot Table. Để thêm nhiều Timeline cùng một lúc, hãy chọn hai hoặc nhiều trường ngày/giờ. Mỗi trường được chọn sẽ tạo ra bộ lọc riêng.
Cách tùy chỉnh Timeline trong Excel
Để phân tích dữ liệu của bạn tốt hơn, bạn có thể linh hoạt tinh chỉnh Timeline mặc định do Excel tạo ra. Bằng cách thay đổi hình thức, vị trí và kích thước của nó, bạn có thể có được bộ lọc động để bổ sung hoàn hảo cho Pivot Table hoặc Pivot Chart của mình.
Di chuyển timeline
Để di chuyển dòng thời gian đến vị trí phù hợp hơn, chỉ cần kéo nó như cách bạn làm với bất kỳ đối tượng nào khác trong trang tính:
Thay đổi kích thước timeline
Để thay đổi nhanh kích cỡ của timeline, hãy bấm vào timeline đó rồi kéo núm tròn ở các góc và cạnh đến đến kích cỡ bạn muốn.
Ngoài ra, bạn có thể thay đổi kích cỡ bằng cách nhập trực tiếp vào thẻ Timeline ở phía trên thanh công cụ.
Thay đổi kiểu hiển thị timeline
Bạn có thể làm cho timeline phù hợp hơn với nhu cầu của mình bằng cách tùy chỉnh kiểu hiển thị của nó. Với 12 kiểu được xác định trước và khả năng thiết kế của riêng bạn, bạn có rất nhiều lựa chọn để có được giao diện mong muốn.
Dưới đây là các bước để thay đổi kiểu dòng thời gian:
- Nhấn chọn Timeline của bạn.
- Trên thẻ Timeline, bên trong nhóm Timeline Styles, chọn kiểu mà bạn muốn.
Ngoài ra, hãy nhấp vào New Timeline Style để tạo kiểu của riêng bạn.
Với các tùy chọn này, bạn có thể dễ dàng sửa đổi giao diện thanh trượt của Timeline cho phù hợp với sở thích của mình
Thay đổi tên của Timeline
Theo mặc định, tên của Timeline được đặt là tên của cột ngày tương ứng. Tuy nhiên, bạn có thể tùy chỉnh nó bất cứ lúc nào bằng cách làm theo các bước sau:
- Nhấn chọn Timeline.
- Vào thẻ Timeline.
- Tại ô Timeline Caption, nhập tên mà bạn muốn rồi nhấn Enter.
Với các bước đơn giản này, bạn có thể cá nhân hóa tên của Timeline để phù hợp hơn hơn ngữ cảnh hoặc mục đích của nó
Ẩn hoặc hiện nhãn đang được chọn
Theo mặc định, phạm vi ngày đang được chọn trong bộ lọc được hiển thị ở góc trên bên trái của timeline. Bạn có thể ẩn hoặc hiện nó bằng tùy chọn Selection Label nằm trong tab timeline, trong nhóm Show. Để ẩn phạm vi ngày đã lọc, hãy bỏ chọn hộp kiểm này. Để hiển thị lại, chỉ cần chọn lại hộp kiểm.
Cách cố định vị trí Timeline
Để đảm bảo rằng vị trí của Timeline vẫn cố định trong trang tính, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấn phải chuột vào timeline, sau đó chọn Size and Properties
- Tại cửa sổ Format Timeline, mở rộng mục Properties, sau đó tích vào tùy chọn Don’t move or size with cells.
Bằng cách này, Timeline của bạn sẽ giữ nguyên ngay cả khi bạn thêm hoặc xóa hàng và cột, điều chỉnh các trường hoặc thực hiện các sửa đổi khác.
Cách kết nối timeline tới nhiều pivot tables
Nếu bạn có nhiều PivotTable dựa trên cùng một nguồn dữ liệu, bạn có thể sử dụng một timeline duy nhất để lọc nhiều bảng đó cùng một lúc. Để liên kết timeline với nhiều bảng, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấn chọn timeline.
- Vào thẻ Timeline rồi nhấn vào Report Connections (Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào dòng thời gian và chọn Report Connections từ menu ngữ cảnh).
- Trong hộp thoại Report Connections, hãy chọn PivotTable bạn muốn lọc.
Để ngắt kết nối timeline khỏi một bảng cụ thể, hãy bỏ chọn hộp kiểm bên cạnh tên của bảng đó.
Cách xóa timeline
Nếu bạn không muốn sử dụng timeline nữa. Bạn có thể xóa nó bằng những cách sau:
- Cách 1: Nhấn phải chuột vào timeline và chọn Remove Timeline.
- Cách 2: Nhấn chọn timeline rồi nhấn phím Delete trên bàn phím.
Timeline thêm không thành công
Đôi khi bạn cũng có thể gặp phải lỗi khi cố gắng tạo timeline ? Bạn có thể nhận được thông báo như sau: “We can’t create a Timeline for this report because it doesn’t have a field formatted as Date” . Thông báo xuất hiện ngay cả khi dữ liệu của bạn có cột ngày.
Có hai lý do có thể khiến timeline của PivotTable không hoạt động:
- Dữ liệu nguồn của bạn thiếu cột ngày.
- Tập dữ liệu của bạn có cột ngày tháng nhưng các giá trị này không được định dạng đúng chuẩn ngày tháng.
Để khắc phục lỗi, bạn phải thêm cột ngày tháng còn thiếu hoặc chuyển đổi giá trị văn bản tại cột này sang định dạng Date.
Tóm lại, việc sử dụng Timelines sẽ mở ra một khía cạnh hoàn toàn mới về phân tích dữ liệu. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể biến thông tin tĩnh thành thông tin động, giúp bạn dễ dàng hiểu và nắm bắt được dữ liệu.