Sửa lỗi “Outlook Mailbox is Full – Cannot Receive Mail”

Nếu bạn không thể nhận hoặc gửi email do lỗi “Your Mailbox is full” hoặc “Mailbox Size Limit Exceeded” trong Outlook 2019, 2016, 2013 hoặc 2010, hãy tiếp tục đọc bài viết bên dưới để khắc phục sự cố.

Microsoft Outlook hiện tại là ứng dụng quản lý email phổ biến nhất vì nó là một ứng dụng mail hiệu quả và đáng tin cậy có thể được sử dụng cho các mục đích cá nhân và kinh doanh. Nhưng đôi khi có những sự cố xảy ra ảnh hưởng đến hoạt động của Outlook.

Một trong những sự cố phổ biến nhất là khi Outlook không nhận được email trong hộp thư đến vì hộp thư đã đầy hoặc đã vượt quá giới hạn kích thước hộp thư. Nếu bạn đang gặp sự cố này thì trong bài hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy một số phương pháp để giải quyết nó.

Lưu ý: Các hướng dẫn này có thể áp dụng cho Outlook 2019, 2016, 2013 và 2010 cho Windows & Outlook cho Mac 2019, 2016 và 2011. Có thể có một vài thay đổi nhỏ với mỗi phiên bản.

Cách 1: Làm trống thư mục Deleted & Thư rác.

Một cách để giảm kích thước của hộp thư Outlook là làm trống thư mục Email rác và thư mục Deleted.

Ngoài ra, bạn có thể loại bỏ các thư đã xóa của mình bằng cách tự động làm trống thư mục Deleted khi bạn thoát khỏi Outlook. Để làm như vậy, hãy làm theo các bước bên dưới:

1. Vào Outlook, đi tới tab File và chọn Options.

2. Vào Outlook options chọn Advanced. Tích vào Empty Deleted Items folder when exiting Outlook rồi nhấn Ok để áp dụng thay đổi.

Cách 2: Archive email cũ.

Một phương pháp khác để giảm kích thước hộp thư Outlook là lưu trữ các email cũ của bạn. Thực hiện theo các bước dưới đây để làm như vậy.

1. Với Outlook 2016, 2019, chọn tab File, sau đó chọn Info > Tools > Clean Up Old Items.

Với Outlook 2010, 2013, bạn vào File > Info > Cleanup Tools > Archive.

2. Tại cửa sổ Archive settings:

a.chọn tùy chọn Archive this folder and all subfolders và chọn thư mục bạn muốn lưu trữ. Trong bài viết này, tôi chọn thư mục Inbox.

b. Tại mục Archive items older than, chọn ngày mà bạn muốn lưu trữ. Outlook sẽ lưu trữ những email trước ngày này

c. Nếu bạn muốn lưu trữ các mục bị loại trừ khỏi lưu trữ tự động, hãy chọn mục Bao gồm các hộp kiểm “Không lưu trữ tự động” (Include items with “Do not AutoArchive”)

d. Click the OK button.

Cách 3: Xóa những email lớn (có đính kèm).

Có 1 cách dễ dàng để thoát loại bỏ lỗi “Mailbox is FULL” nếu bạn xóa các tệp và tệp đính kèm email có dung lượng lớn. Để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước bên dưới.

1. Nhấn vào Search folders và chọn New Search folder.

2. Tại cửa sổ New Search folder:

a. Cuộn xuống và chọn Large mail trong mục Organizing Mail.

b. Sau đó nhấn Choose để đặt kích thước của email cần tìm.

c. Nhập vào của email cần xóa (ví dụ: “3000” KB), sau đó bấm OK để tiếp tục.

* Lưu ý: Trong ví dụ này tôi chỉ định 3000KB tương đương với khoảng 3MB.

d. Nhấn OK.

3. Một thư mục mới có tên “Larger Than xxx KB” sẽ được tạo trong Search Folders. Thư mục này sẽ được tự động cập nhật với các thư lớn hơn kích thước bạn đã chỉ định.

4. Bạn có thể kiểm tra định kỳ thư mục này và xóa những email có dung lượng lớn nếu muốn..

Cách 4: Sử dụng tính năng dọn dẹp của Outlook.

Một cách khác để loại bỏ thông báo “Mailbox is full” trong Outlook, là giảm kích thước hộp thư bằng cách sử dụng các công cụ Mailbox Cleanup.

1. Nhấn vào File sau đó chọn tab Info, nhấn vào Tools -> Mailbox Cleanup…

2. Tại tùy chọn Mailbox cleanup này, bạn có thể thực hiện một trong các thao tác sau để giảm kích thước Hộp thư:

a. Chọn Find items older than “x” days để tìm những email cũ hơn x ngày hoặc find items larger than “x” kilobytes để tìm những email có kích thước lơn hơn x kb và xóa chúng

* Mẹo: Chọn khoảng thời gian từ 2 – 4 tháng là hợp lý nhất. Ngoài ra, kích thước tệp cần chỉ định có thể là 2000 Kilobyte hoặc lớn hơn.

b. Nếu bạn đã cấu hình các quy tắc lưu trữ trong AutoArchive (File -> Options -> Advanced -> under AutoArchive > AutoArchive Settings), hãy nhấp vào nút AutoArchive để di chuyển các email cũ vào tệp lưu trữ của bạn.

c. nhấn vào Empty để xóa thư trong Thùng rác.

Cách 5: Nén file Outlook PST.

1. Chạy Outlook và nhấn vào tab File.

2. Nhấn vào Account Settings và chọn Account Settings…

3. tại cửa sổ Account Settings, nhấn vào tab Data files.

4. Chọn tệp bạn muốn nén và nhấp vào Setings

5. Nhấn vào Compact Now để giảm kích thước của file Outlook PST

Cách 6. Tăng giới hạn file Outlook PST.

Theo mặc định, các file Outlook PST có giới hạn định cấu hình trước là 50 GB trong các phiên bản Outlook 2019, 2016, 2013 & 2010 và 20 GB trong phiên bản Outlook 2007.

Điều này thực tế có nghĩa là nếu tệp dữ liệu Outlook đạt đến giới hạn 50GB, Outlook sẽ không thể lưu thư mới và sẽ hiển thị thông báo “Outlook Mailbox is Full”. Trong trường hợp như vậy, bạn có thể giải quyết vấn đề bằng cách tăng giới hạn kích thước cho tệp dữ liệu Outlook PST bằng cách sau

1. Tắt Outlook

2. Mở Registry editor bằng cách:

1. Nhấn tổ hợp phím Windows + R để mở hộp thoại Run.

2.Nhập vào regedit và nhấn Enter.

3. Trong Registry Editor, đi tới vị trí sau,tùy theo phiên bản Outlook của bạn:

• Outlook 2019, 2016: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST
• Outlook 2013: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\PST
• Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\PST
• Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\PST

* Lưu ý: Nếu khóa “PST” không tồn tại, bạn phải tạo nó theo cách thủ công. Để làm việc đó:

a.Phải chuột vào Outlook chọn New > Key.

b. nhập tên là PST và nhấn Enter.

4a. Chọn khóa PST vừa tạo rồi nhấn phải chuột vào chỗ trống ở bảng bên phải.

4b. Nhấn New > DWORD (32-bit) Value

4c. Nhập Value Name là MaxLargeFileSize

5. Lặp lại các bước 4a & 4b và tạo giá trị DWORD thứ hai với tên WarnLargeFileSize

6. Bây giờ, nhấp đúp vào MaxLargeFileSize, chọn Decimal , nhập kích thước tệp mới tính bằng Megabyte (MB) vào ô Value Data. Nhấp vào Ok khi hoàn tất.

*Chú ý: Nhập kích thước mới theo MB  (1GB = 1024MB). *

Ví dụ: Nếu bạn muốn tăng giới hạn kích thước của tệp dữ liệu Outlook từ 50GB lên 70GB (70 x 1024), hãy nhập “71680” vào hộp Dữ liệu giá trị.

7. Sau đó nhấp đúp vào giá trị WarnLargeFileSize, chọn Decimal và trong dữ liệu giá trị, hãy nhập kích thước cảnh báo mới bằng Megabyte (MB), Bạn có thể đặt kích thước bằng 95% giá trị MaxLargeFileSize mà bạn đã chỉ định ở trên

Ví dụ: Nếu giá trị của MaxLargeFileSize là 71680, thì giá trị WarnLargeFileSize phải là: 71680 x 95% = “68096”

8. Đóng Registry Editor.

9. Mở Outlook và nhấn Send/Receive. Lỗi sẽ không còn nữa.

Cách 7. Xóa bộ nhớ cache của Outlook

Outlook lưu các bản sao cục bộ của email trên máy tính của bạn để cải thiện hiệu suất và đôi khi những tệp này có thể là lý do khiến Outlook không thể nhận email. Để xóa bộ nhớ cache của Outlook, ta làm như sau:

* Lưu ý: Xóa cache của Outlook không ảnh hưởng đến dữ liệu Outlook (ví dụ: email, danh bạ, v.v.) và Outlook sẽ tự động tạo lại các tệp bộ đệm khi bạn mở nó.

1. đóng Outlook lại.

2. nhấn tổ hợp phím Windows + R để mở hộp thoại Run.

3. Nhập vào dùng lệnh sau rồi nhấn OK.

• %localappdata%\Microsoft\Outlook

4. Mở folder RoamCache và xóa toàn bộ file trong đó.

5. Mở lại Outlook.